ساختار سازمانی

 

 

 

ساختار سازمانی از جمله عوامل اساسی در شکل­ گیری هر سازمانی محسوب می­شود. ساختار سازمانی با تعیین الگوی منظمی از روابط بین اجزای یک مجموعه،­ ضمن اینکه زمینه­ نیل به اهداف را فراهم می­آورد (هچ، ۱۳۸۶؛ گرینبرگ و بارن[۱]، ۱۹۹۷)، چارچوبی سازمانی محسوب می­شود که به تعیین جایگاه اشخاص، تصریح ساز­­وکارهای هماهنگی و الگوهای تعاملی بین آنها نیز می ­پردازد (کسرایی و علیرحیمی، ۱۳۸۸). ساختار سازمانی جایی است که در آن ارتباطات سازمانی اتفاق می­افتد، اقدامات سازمانی در آن صورت می­گیرد و اغلب با یک طرح شناخته شده­ای به نام نمودار سازمانی نمایش داده می­شود (مقیمی، ۱۳۸۷؛ کسرایی و علیرحیمی، ۱۳۸۸). ساختار سازمانی علاوه بر اینکه باعث ایجاد هماهنگی بین کلیه­ی فعالیت­ها و اهداف سازمان می­شود، تعیین می­ کند که چه کسی باید در کجا قرار گیرد، با چه کسانی ارتباط برقرار کند و از چه رویه­ ها و روش­هایی پیروی کند تا سازمان به اهدافی که دارد دست یابد (گرینبرگ و بارن، ۱۹۹۷).

 

 

بنا به نظر سول (۱۹۹۴) نیز ساختار سازمانی، ضمن اینکه تعیین­کننده­ نحوه­ی کارکرد افراد می­باشد، متأثر از آن نیز می­باشد. لذا بر اساس این نظر می­توان گفت، ساختار سازمانی عبارت است از وسیله یا ابزاری پیچیده برای کنترل، که در فرایند روابط متقابل اعضا به وجود می­آید، به صورت دائم تجدید می­گردد و در عین حال تعیین­کننده­ روابط متقابل آنها نیز می­باشد. علاوه بر این، کرت و مارچ[۲] (۲۰۰۷) نیز ساختار سازمانی را الگو و نقشه­ی ارتباطات و تعاملات میان بخش­ها و اجزاء یک سازمان می­دانند که تعیین­کننده­ روابط رسمی و بعضاً غیررسمی افراد، جایگاه مشاغل و پست­های سازمانی، میزان دسترسی به چارچوب اطلاعات، شرح وظایف، شرح شغل­ها، چگونگی تخصیص منابع، قوانین و مقررات، مکانیزم­های تبعیت، اجرای قوانین و ایجاد هماهنگی بین فعالیت­ها است (ارگانلی و همکاران[۳]، ۲۰۰۷). ساختار سازمانی از نظر هال[۴] (۲۰۰۲) نیز از طریق کاهش تاثیر ویژگی­های شخصی افراد بر سازمان و ایجاد زمینه ­های مناسب جهت اخذ تصمیمات لازم و اعمال قدرت در آن به تحقق اهداف سازمانی یاری می­رساند. لذا هدف از ایجاد آن، ایجاد هماهنگی بین نیروی انسانی و منابع موجود جهت افزایش کارایی و اثربخشی سازمان است (موغلی، ۱۳۷۱). با نظر به آنچه گفته شد، ساختار سازمانی به عنوان کانالی بسیار منظم و مناسب جهت انتقال اطلاعات محسوب می­شود که ضمن فراهم آوردن امکان دستیابی به اهداف سازمانی از ویژگی­هایی به شرح زیر برخوردار می­باشد (هال، ۲۰۰۹):

 

 

 

 

• به تولید ستاده سازمانی جهت نیل به اهداف سازمانی یاری می­رساند.

 

• تأثیر تنوعات فردی بر سازمان را به حداقل ممکن می­رساند.

 

• به عنوان عرصه­ای محسوب می­شود که تصمیمات سازمانی در آن اخذ می­گردد و قدرت در آن اعمال می­شود.

 

 

 

۲ ـ ۱ ـ ۱ ـ ۲ ـ ابعاد ساختار سازمانی

 

 

 

ساختار سازمانی مشتمل بر ابعاد و عناصری است که بیان کننده­ ویژگی­های خاص هر سازمان است. با این وجود هر کس از منظری به آن پرداخته است. رابینز[۵] (۱۳۸۶) استراتژی سازمان، تکنولوژی، اندازه­ سازمان و نامطمئن بودن محیط را از جمله عوامل تشکیل­دهنده­ی ساختار سازمانی می­داند. دفت[۶] (۲۰۰۶) نیز ابعاد ساختار سازمانی را بیانگر ویژگی­های درونی یک سازمان می­داند و مواردی به شرح زیر را به عنوان ابعاد ساختار سازمانی معرفی می­ کند:

 

 

• رسمیت: بیانگر حدی از قوانین، خط­مشی­ها و رویه­های موجود در سازمان است که برای عملیات سازمان به کار گرفته می­شوند.

 

• تمرکز: اشاره به چگونگی توزیع قدرت در سازمان دارد.

 

• تخصص: بیانگر میزان یا درجه­ای است که سازمان به تفکیک فعالیت­ها و کارهای خود پرداخته است.

 

• تعیین استاندارد: بیانگر مواردی است که بسیاری از کارهای مشابه به روش یکسان و هماهنگ انجام می­شود.

 

• سلسله­مراتب اختیار: اشاره به حیطه­ی کنترل و پاسخگویی افراد دارد.

 

• پیچیدگی: بیانگر تعداد کارها یا سیستم­های فرعی موجود در درون یک سازمان است.

 

• نسبت­های پرسنلی: بیان­کننده­ به­کارگیری افرادی است که برای وظایف مختلف و دوایر گوناگون به استخدام سازمان در می­آیند.

 

• حرفه­ای بودن: اشاره به سطح تحصیلات رسمی و آموزش افراد دارد.

 

 

 

هچ (۱۳۸۶) و تولبرت[۷] و هال (۲۰۰۹) سه بُعد پیچیدگی (پیچیدگی افقی، عمودی و پراکندگی جغرافیایی)، رسمیت و تمرکز را ابعاد تشکیل­دهنده­ی ساختار سازمانی شامل می­دانند. هوی و سوئیتلند (۲۰۰۰ و ۲۰۰۱) با تفکیک ساختار سازمانی به دو نوع تواناساز و بازدارنده، ابعاد تشکیل­دهنده­ی هر یک از انواع ساختار سازمانی را رسمیت تواناساز و بازدارنده و همچنین تمرکز تواناساز و بازدارنده ذکر می­ کنند. هوی و میسکل (۲۰۰۵ و ۲۰۰۸) با الهام از نظرات و دیدگاه محققان قبل از خود و تقسیم ساختار سازمانی بر دو نوع تواناساز و بازدارنده، رسمیت، تمرکز، عوامل زمینه­ای و فرایندها را به عنوان ابعاد تشکیل­دهنده­ی ساختار سازمانی معرفی کردند و بیان نمودند برحسب ویژگی­های محتوایی هر یک از این ابعاد، نوع ساختار سازمانی حاکم نیز متفاوت خواهد بود.

 

 

 

۲ ـ ۱ ـ ۱ ـ ۳ ـ  متغیرهای زمینه­ای اثرگذار بر ساختار سازمانی

 

 

 

مشکلی که همواره سازمان­ها با آن مواجه­اند این است که چه ساختاری برای سازمان آنها مناسب است؟ پاسخ به این سوال، منوط به شناسایی و شناخت متغیرها و عوامل زمینه­ای موجود بر ساختار سازمان است. از جمله این متغیرها عبارت است از (مقیمی، ۱۳۸۷):

 

 

• استراتژی و هدف: ساختار سازمانی وسیله­ای برای نیل به اهداف سازمانی است. این امر از طریق تبعیت ساختار سازمانی از استراتژی موجود در سازمان امکان­پذیر می­گردد.

 

• محیط: محیط سازمانی تأثیر عمده­ای بر ساختار دارد. در حالی که ثبات و قابلیت پیش ­بینی محیط تأثیر مستقیمی بر توانایی سازمان در انجام وظایف خود دارد، محیط ناآرام، قابلیت پیش ­بینی را کمتر می­ کند.

 

• اندازه سازمان: بر اساس تحقیقات موجود ساختار سازمان­های بزرگ با ساختار سازمان­های کوچک فرق می­ کند.

 

• سن سازمان: هر یک از مراحل زندگی سازمان دارای ویژگی­های خاصی است که ساختار خاصی را می­طلبد.

 

• تکنولوژی: تکنولوژی عبارت است از دانش، ماشین آلات، رویه­های کاری و مواد اولیه­ای که داده­ ها را به ستاده تبدیل می­ کند.

 

علاوه بر موارد مذکور، بر اساس الگوی MIT90 (2005) نیز عواملی مانند تکنولوژی، استراتژی، شخصیت و نقش­ها، فرهنگ سازمانی و محیط درونی و بیرونی سازمان ضمن اینکه از ساختار اثر می­پذیرد بر آن نیز اثر می­گذارد.

 

 

 

۲ ـ ۱ ـ ۱ ـ ۴ ـ انواع ساختار سازمانی

 

 

 

صاحبنظران انواع و اشکال متعددی از ساختار سازمانی را برشمرده­اند که از جمله آنها می­توان به طبقه ­بندی برنز و استاکر (۱۹۶۱) از ساختار سازمانی به دو نوع مکانیکی و ارگانیکی اشاره نمود. در این رابطه هال (۲۰۰۲) بیان کرد، بر خلاف سازمان­هایی که دارای ساختار مکانیکی می­باشند، سازمان­های برخوردار از ساختار ارگانیکی، به جای سلسله مراتب اختیار به شبکه­ی کنترل، به جای تأکید بر تخصصی شدن کارها به تغییر و تعدیل دائمی کارها و به جای تأکید بر وجود سرپرست در رأس سازمان به تبادل مستمر اطلاعات توجه دارند. علاوه بر این، رابینز (۱۹۹۱) نیز وجود وظایف قابل انطباق، آیین­نامه­های کم، اختیارات تصمیم ­گیری غیرمتمرکز، ارتباطات مطلوب، انعطاف­پذیری و تأثیر مثبت در نوآوری و خلاقیت را به عنوان ویژگی­های ساختار ارگانیک برشمرده است. مینتزبرگ[۹] (۱۹۸۹) نیز پس از تحقیقات فراوان دریافت که ساختار سازمانی قابل تفکیک به شش نوع ساختار ساده، بوروکراتیک ماشینی، بوروکراتیک حرفه­ای، بوروکراسی بخشی، ادهوکراسی و ساختارهای ایدئولوژیکی می­باشد که هر کدام بسته به ویژگی و شرایط محیطی سازمان مورد استفاده قرار می­گیرد (هال، ۲۰۰۲؛ مقیمی، ۱۳۸۶؛ میر سپاسی، ۱۳۸۴).

 

لازم به ذکر است که بر اساس شرایط و رویکردهای تازه که موجب تغییرات اساسی در ساختار، مدیریت و الگوهای کار شده است، برخی از صاحبنظران سازمان­ها را از نظر شکل و ویژگی­های کلی به دو دسته­ی سازمان­های حقیقی و مجازی تقسیم کرده­اند (مهرعلیزاده، ۲۰۰۵). سازمان­های حقیقی سازمان­هایی هستند که طبق روال سنتی فضامحورند و الگوی روابط آنها تابع نظام نسبتاً باثبات و سلسله­مراتب سازمانی است. لذا انواع ساختارهای سازمانی ناشی از این نوع سازمان­ها عبارت­اند از: ساختار ساده[۱۰] (رابینز، ۲۰۰۲)، ساختار بخشی[۱۱] (شرمر و همکاران[۱۲]، ۲۰۰۱)، ساختارهای مبتنی بر سطح و ابعاد سازمانی[۱۳] (جمشیدی و اخوان­طرف، ۲۰۰۲)، ساختارهای مبتنی بر نحوه­ی گروه­بندی کارکنان[۱۴] (ساختار مبتنی بر نوع وظیفه، نوع محصول، منطقه­ی جغرافیایی، پیوندی و ماتریسی) و ساختار واحد استراتژیک[۱۵] (میرسپاسی (۲۰۰۳). سازمان­های مجازی[۱۶] نیز سازمان­هایی ارگانیک با ارتباطاتی گشوده می­باشند که ساختاری انعطاف­پذیر و سیال دارند و متناسب با نیاز شکل می­گیرند و به زمان و مکان محدود نمی­شوند. لذا چنین سازمان­هایی را سازمان­های بدون مرز[۱۷] و شبکه­ای[۱۸] می­نامند (ایران­زاده، ۲۰۰۲). از جمله ساختارهای سازمانی موجود در این نوع سازمان­ها را می­توان سازمان­های یادگیرنده[۱۹] (سازمانی که یادگیری را برای تمام اعضا تسهیل می­ کند و مداوم آن را انتقال می­دهد)، سازمان­های بدون مرز (سازمانی که با توجه به شرایط جدید و سریعاً متغیر محیطی در پی تطبیق با این تغییرات به دنبال سرعت بخشیدن به کارها، داشتن انعطاف­پذیری و انسجام فعالیت­ها و به کارگیری روش­های جدید برای انجام بهتر کارهاست)، ماژولار[۲۰] (سازمان­هایی که در آن افراد مختلف در واحدهای مختلف با افراد دیگری از سازمان پیرامون موضوعات پیش ­بینی شده­ای همکاری می­ کنند)، ساختارهای تیمی[۲۱] (ساختارهایی که پراکندگی در سطح افقی در آنها کم است، امور زیاد رسمی نیستند و ارتباط غیررسمی در آن رواج دارد)، شرکت­های افقی[۲۲] (شرکت­هایی که به منظور تشدید رقابت در محیط­های عملیاتی ایجاد شده ­اند، سطوح مدیریتی در سازمان را کاهش می­ دهند و منابع انسانی را پراکنده می­ کنند) (دفت، ۱۹۹۵)، پروژه­های مجازی[۲۳] (سازمان­هایی که به خودی خود موجودیت ندارند و به­وسیله­ی مجموعه ­ای از افراد یا بخش­های سازمانی با پراکندگی جغرافیایی خاصی مشخص می­شوند که معمولاً از طریق شبکه ­های الکترونیکی با همدیگر رابطه برقرار می­ کنند)، ساختارهای هرم معکوس[۲۴] (سازمان­هایی که در آن کارکنان عملیاتی در رأس هرم قرار می­گیرند و در انجام فعالیت­های کاری خود از سوی مدیرانی که در رده­ی زیر آنها قرار گرفته­اند، حمایت و پشتیبانی می­شوند)، شبدری[۲۵] (منظور آن نوع سازمان­هایی است که دارای لایه­های مدیریتی بسیار کمی در سازمان­اند ومدیریت به جای اینکه مظهر یک طبقه­ی تشریفاتی باشد، بیشتر یک فعالیت حرفه­ای محسوب می­شود، پروژه­ای[۲۶](ویژگی منحصر به فرد یک سازمان پروژه محور، موقتی بودن واحد کسب و کار استراتژیک سازمان است. با تکمیل هدف پروژه، واحد کسب و کار منحل می شود و اعضای تیم پروژه  به پروژه جدید منتقل شده و یا به واحد وظیفه ای، محصولی یا جغرافیایی اصلی خود بر می‌گردند)، سازمان ویژه­ی موقتی (ادهوکراسی)[۲۷](سازمان­هایی که بسیار ارگانیک و پویا هستند و از حداقل رسمیت برخوردار می­باشند) (جعفرنژاد، ۲۰۰۳) و سازمان­های هولدینگ[۲۸] (گروهی از شرکت­ها می­باشند که در آنها یک شرکت، مالکیت و اداره کلیه شرکت­ها را برعهده داشته باشد) (اتابکی، ۲۰۰۵) نام برد.

 

اسکات (۱۹۹۸) دانشگاه­ها را با توجه به ویژگی­ها و ساختار آنها به دو سبک یک و دو تقسیم کرده است. وی دانشگاه­های سبک یک را دانشگاه­های سنتی و نخبه­گرا و دانشگاه­های سبک دو را به عنوان دانشگاه­های نوین و پویا معرفی می­ کند. دانشگاه­های سبک یک، نمونه­ای از سازمان­های مکانیکی هستند که ضمن تأکید بر سنت­ها و ارزش­های حرفه­ای و تخصصی خود، دارای محیطی با ثبات نسبی و حداقل انعطاف می­باشند. در مقابل دانشگاه­های سبک دو، بیانگر سیستم­های ارگانیک و پویایی هستند که در ارتباط با محیطی پیچیده و سرشار از نااطمینانی، فناوری و تنوع می­باشند و خلاقیت و نوآوری، انجام امور به صورت گروهی و توجه به روابط غیررسمی از مشخصه­های اصلی آنها به شمار می­آید.

 

آدلر و بورایز (۱۹۹۶) نیز با تعیین رسمیت به عنوان بعد اساسی سازمان، ساختار را قابل تفکیک به دو نوع ساختار سازمانی تواناساز و بازدارنده دانستند، به نحوی­که اقدام آنها مبنای الگوی هوی و سوئیتلند (۲۰۰۱) در طراحی چهار نوع ساختار سازمانی تواناساز، بازدارنده، سلسله­مراتبی و مبتنی بر قانون، قرار گرفت. هوی و میسکل (۲۰۰۸) نیز با جمع بندی نظرات صاحبنظران قبل از خود و تعیین چهار عنصر اساسی برای ساختار سازمانی یعنی رسمیت، تمرکز، عوامل زمینه­ای و فرایندها، ساختار سازمانی را به دو نوع تواناساز و بازدارنده تفکیک کردند که ویژگی هر کدام به شرح جدول ذیل است (جدول شماره­ی ۱).

 

 

 

جدول شماره­ی ۱: ویژگی­های ساختار سازمانی تواناساز و بازدارنده

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ابعاد	ساختار سازمانی تواناساز	ساختار سازمانی بازدارنده
رسمیت	وجود قوانین و فرایندها­ی منعطف، نگاه به مشکلات به عنوان فرصت یادگیری، تشویق ارزش­های متفاوت، ترغیب نوآوری، تقویت اعتماد.	وجود قوانین و فرایندها­ی سخت و لایتغیر، نگاه به مشکلات به عنوان مانع، تشویق توافق و اجماع نظر، تنبیه اشتباهات، تقویت سوء­ظن
تمرکز	تسهیل حل مسأله، ارتقای همکاری، تقویت گشادگی و باز­بودن، حمایت از اعضا، تشویق نوآوری، تأکید بر همکاری.	الزام به اجرای قوانین (تقاضای اجابت)، تأکید بر کنترل، تقویت بی‌اعتمادی و بسته بودن، مجازات اعضا، سرکوب تغییر، تأکید بر قوانین و بوروکراسی
فرایند	تأکید بر تصمیم ­گیری مشارکتی، حل مسأله.	تأکید بر تصمیم ­گیری یک طرفه، اعمال (قوانین و فرایندها)
زمینه	وجود اعتماد بین افراد، توسعه­ی اعتماد و اعتبار در کارها، جامعیت، (شکل گیری) احساس قدرت در اعضا	وجود بی­اعتمادی بین افراد، پیچاندن حقیقت و رواج فریبکاری، تعارض، (شکل گیری) احساس عدم قدرت در اعضا

 

منبع: هوی و میسکل (۲۰۰۸)

 

 

 

بر اساس جدول شماره­ی ۱ و بنا به نظر هوی و میسکل (۲۰۰۸)، در ساختار تواناساز مراکز آموزشی، قوانین و مقررات بیش از اینکه به عنوان عامل فشار در نظر گرفته شوند، راهنمای حل مسائل محسوب می­شوند و مدیران بیش از اینکه از سلسله مراتب اختیار و مکانیزم­های موجود جهت توسعه­ی قدرت خود استفاده کنند، از آنها جهت حمایت و پشتیبانی از معلمان و زیردستان خود بهره می­گیرند. لذا در چنین ساختاری با وجود اینکه هرکس از جایگاه و وظیفه­ی خود مطلع می­باشد، کلیه­ی امور مربوط به سازمان از طریق مشارکت بین آنها انجام می گیرد. با این وجود، در ساختار بازدارنده، ضمن اینکه قوانین و مقررات مانع خلاقیت و نوآوری است، مدیر از قدرت خود جهت کنترل و نظم­دهی به زیردستان استفاده می­ کند و خواستار اطاعت کورکورانه­ی آنها از قوانین و الزامات تعیین شده می­باشد. لذا در چنین ساختاری علاوه بر اینکه به مسائل به عنوان یک مانع نگریسته می­شود، بروز هرگونه خطا و اشتباه از سوی افراد نیز مورد تنبیه و مجازات قرار می­گیرد (هِرشهورن[۲۹]، ۱۹۹۷؛ هوی و میسکل، ۲۰۰۸).

 

با نظر به آنچه گفته شد و با توجه به نقش نوع ساختار سازمانی ـ به ویژه ساختار سازمانی تواناساز ـ در بهسازی و توانمندی نیروی انسانی و همچنین کمک به حفظ و بقای معنادار سیستم (دانشگاه) در محیط، شناخت ویژگی­ها و کارکردهای هر یک از انواع ساختار سازمانی، جهت سوق دادن دانشگاه به سمت ساختار سازمانی مناسب امر مهمی است که باید مورد توجه مدیران و مسئولان دانشگاهی قرار گیرد. لذا در ادامه به منظور دستیابی به شناختی جامع از انواع ساختار سازمانی به بیان برخی ویژگی­های جدیدترین نوع­شناسی ساختار سازمانی یعنی ساختار سازمانی تواناساز و بادارنده پرداخته شده است.

 

[۱] – Greenberg & Baron

 

[۲] -Cyert & March

 

[۳] -Ergenli

 

[۴]  -Hall

 

[۵] – Robbins

 

[۶] – Daft

 

[۷] -Tolbert

 

[۸] -Burns & Stalker

 

[۹]  -Mintezberg

 

[۱۰] – Simple Structure

 

[۱۱]  -Divisionalized Bureaucracy

 

[۱۲]  -Shermer

 

[۱۳]  -Based on Organizational Structure and Dimensions

 

[۱۴]  -Structure – Based Grouping of Employees

 

[۱۵] – The Structure of Strategic

 

[۱۶]  -Virtual Organization

 

[۱۷]  -Organizatios Without Borders

 

[۱۸] – Network Organization

 

[۱۹]  -Learning Organizations

 

[۲۰] – Madoular

 

[۲۱]  -Teams Structure

 

[۲۲]  -Companies of Horizental

 

[۲۳]  -Virtual Project

 

[۲۴]  -Inverted Pyramid

 

[۲۵] – Shamrock Organization

 

[۲۶] – Project

 

[۲۷]  -Adhocracy

 

[۲۸]  -Holding Organizations

 

[۲۹] -Hirchhorn